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Jedes Unternehmen brauch es, kaum eines hat es – 5 Schritte zu Ihrem Aufgabenmanagement

 

Aufgabenmanagement wird im Unternehmensalltag gerne vernachlässigt. In unserer täglichen Arbeit bekommen wir regelmäßig Anfragen von Unternehmen, bei denen bestimmte Prozesse effizienter oder Abläufe nachvollziehbarer gestaltet werden sollen. Sieht man dann mal genauer hin, ist die Antwort eigentlich ganz einfach: Ein Aufgabenmanagement-Tool muss her!

Aufgabenmanagement funktioniert in keinem Betrieb gleich. Eines ist aber überall ähnlich, nämlich die Tatsache, dass es gänzlich ohne Aufgabenmanagement nicht geht. Mitarbeiter wissen nicht, was genau von ihnen erwartet wird, kennen keine Deadlines oder konkrete Zielvorgaben. Leitende Personen müssen oft mehrmals nachhaken, haben Schwierigkeiten dabei, Fortschritte von Aufgaben nachzuverfolgen und in plötzlich auftretenden Krankenständen weiß niemand, wie es um die Aufgaben dieser Personen steht. Der schlechte Beigeschmack bei dieser Sache: Solch ein Krankenstand kündigt sich nur selten Wochen oder auch nur Tage im Vorhinein an.

Aufgaben managen – aber nicht irgendwie!

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Um ein sinnvolles Aufgabenmanagement einzuführen bedarf es einer gewissen Vorarbeit, die wir in 5 Schritte eingeteilt haben:

Schritt 1: Ziele definieren kann nie falsch sein

Ist es die Dokumentation? Die Tatsache, Deadlines setzen zu können? Sollen besonders umfangreiche Aufgabenbeschreibungen erfasst werden können? Oder gar alles davon und am besten noch mit Schnittstellen? Ganz gleich, welche Anforderungen und Ziele Sie an Ihr Aufgabenmanagement haben, das Gute daran ist: Heutzutage gibt es nahezu für alles Tools, die „out of the box“, also quasi vom Start weg alles bieten, was man sich wünscht. Auch Lektüre gibt es dazu mehr als genug. GetApp stellt im Artikel „6 Lösungen für das Aufgabenmanagement“ verschiedene Apps vor, Capterra schreibt über „9 kostenlose Softwarelösungen für dein Aufgabenmanagement“ und auch die Social Media Akademie präsentiert „10 Tipps für effektives Team- und Aufgabenmanagement“ – um nur drei interessante Beiträge zum Thema zu nennen, die einem die Zieldefinition etwas erleichtern sollten.

Schritt 2: Bilden Sie Ihre Strukturen ab

Um wie viele Personen handelt es sich im Unternehmen? Wie funktioniert das Verteilen der Aufgaben derzeit? Was funktioniert daran gut und was nicht? Notieren Sie, was Ihnen dazu einfällt – auch Beispiele aus dem Unternehmensalltag eignen sich hervorragend, um Stärken und Schwächen im Aufgabenmanagement zu erkennen. Manch einer wird sich jetzt denken: Macht so ein Aufgabenmanagement für mich als Ein-, Zwei-, Dreipersonenunternehmen überhaupt Sinn? Auf jeden Fall! Selbst ein Einzelunternehmer sollte Aufgaben so erfassen und ablegen – wie diese strukturiert sind und wie sehr dabei in die Tiefe gegangen wird, obliegt jedem selbst.

Schritt 3: Gemeinsam wild Brainstormen

Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, auch weitere Kollegen oder Mitarbeiter zur Planung Ihres Aufgabenmanagements hinzuzuziehen.

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Auch wenn es nicht bedeutet, die Wünsche jedes einzelnen erfüllen zu können, aber der Output aus einem gemeinsamen Brainstorming bringt Sie womöglich gemeinsam auf Anforderungen an Ihr Aufgabenmanagement oder „nice to haves“, die Sie so nicht berücksichtigt haben, die Ihnen in Zukunft aber viel bringen können.

Schritt 4: Schaffen Sie geeignete Bedingungen

Jedes noch so gute Aufgabenmanagement bringt Ihnen nichts, wenn permanente Ablenkung und Störungen Ihr Vorankommen stören. Was bringt es Ihnen, Ihre E-Mails immer sofort in der Sekunde ihres Eintreffens zu lesen, wenn alles andere auf der Strecke bleibt? Wenn Sie sich eine bestimmte Aufgabe vorgenommen haben, bleiben Sie dabei. Schalten Sie Ihr Handy leise, blockieren Sie sozialen Medien und informieren Sie auch andere Personen, dass Sie für die Zeit, die Sie sich zum Erledigen Ihrer Aufgaben vorgenommen haben, Ruhe brauchen. Am besten „trainieren“ Sie sich selbst und Ihr Umfeld schon vor einer möglichen Einführung eines Aufgabenmanagementtools, denn nur wenn die Bedingungen dafür geeignet sind, wird ein solches Aufgabenmanagement auch tatsächlich gut funktionieren.

Schritt 5: Der Blick von außen

Betriebsblindheit ist kein Mythos. Selbst, wenn Sie genau wissen, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, wo Verbesserungsbedarf besteht und welche Ziele Sie verfolgen – ein Außenstehender sieht alles aus einem anderen Blickwinkel und vor allem mit mehr Distanz. Haben Sie einen zuverlässigen Partner an der Hand, der nicht nur bei der ersten Planung, sondern auch bei der Recherche und Einführung hilft und noch dazu die Mitarbeiter-Einschulung übernimmt, können Sie sich selbst getrost auf Ihr Tagesgeschäft fokussieren. Wir übernehmen gerne diesen Part!

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Einen weiteren Vorteil hat dies für Sie: Stellen Sie sich nur die Frage, wie viele Unternehmen es wohl gibt, die schon seit Jahren planen, Aufgaben besser zu strukturieren? Auch dabei ist ein zuverlässiger Partner, der nicht nur Know How, sondern auch Routine in der Zusammenarbeit mit den unterschiedlichsten Unternehmercharakteren mitbringt und den Projektplan mit Zielorientierung verfolgt, von Vorteil.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen zum Thema Aufgabenmanagement haben – wir unterstützen Sie gerne in jeder Projektphase.